Tujuan dan fungsi manajemen
1.
Tujuan
Manajemen
a. Melaksanakan
dan mengevaluasi strategi yang kita pilih secara efektif dan efisien.
b. Mengevaluasi
kinerja, meninjau, dan mengkaji ulang situasi serta melakukan berbagai
penyesuaian dan koreksi jika terdapat penyimpangan di dalam pelaksanaan
strategi.
c. Senantiasa
memperbaharui strategi yang kita rumuskan agar sesuai dengan perkembangan
lingkungan eksternal.
d. Senantiasa
meninjau kembali kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman peluang yang ada.
e. Senantiasa
melakukan inovasi atas kegiatan sehingga kita hidup kita lebih teratur.
2.
Fungsi
Manajemen
Fungsi manajemen
menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan.
Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi yang
utama dari sebuah manajemen, Perencanaan -
Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.
1. Planning (Fungsi
Perencanaan)
Planning adalah
bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun
rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer dalam
fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif
sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara
total dalam perusahaan kedepannya. Fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa
berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.
Kegiatan Fungsi
Perencanaan
Ada beberapa aktivitas dalam
fungsi perencanaan
a.
Menetapkan arah
tujuan dan target bisnis
c.
Menentukan sumber
daya yang dibutuhkan
d.
Menetapkan standar
kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan
Pembagian Perencanaan
Perencanaan
dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:
·
Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)
Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.
Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan
tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan
sifatnya menyeluruh.
Top level planning menekankan
tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen
puncak.
·
Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah)
Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih
administratif
Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan
ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.
Tanggung jawab perencanaan middle level berada
pada manajemen menengah.
·
Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)
Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap
bagaimana cara menghasilkan.
Jenjang bawah ini lebih mengarah
kepada kegiatan operasional perusahaan Manajemen pelaksana adalah pihak yang
bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang ini
Syarat Fungsi
Perencanaan
Perencanaan yang baik
selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:
a.
Mempunyai tujuan yang
jelas
b.
Sederhana, tidak
terlalu sulit dalam menjalankannya
c.
Memuat analisis pada
pekerjaan yang akan dilakukan
d.
Fleksibel, bisa
berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
e.
Mempunyai
keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada tiap-tiap bagian
f.
Segala sesuatu yang
tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna
Manfaat Fungsi
Perencanaan
Beberapa manfaat dari
adanya fungsi perencanaan, diantaranya :
a.
Bisa membuat
pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih
terorganisir kearah tujuan yang sama
b.
Dapat menghindari
kesalahan yang mungkin akan terjadi
c.
Memudahkan pengawasan
d.
Menjadi pedoman dasar
di dalam menjalankan kegiatan
2. Organizing (Fungsi
Pengorganisasian)
Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber
daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan
rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Fungsi
pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada
dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah
direncanakan sebelumnya. Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk
mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas
yang telah dibagi-bagi.
a.
Tugas apa yang harus
dikerjakan ?
b.
Siapa personil yang
akan melakukannya ?
c.
Bagaimana tugasnya
dikelompokkan ?
d.
Siapa yang harus
bertanggung jawab terhadap tugas tersebut ?
Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen
Kegiatan Organizing
a.
Mengalokasikan sumber
daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang
diperlukan
b.
Menetapkan struktur
perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
c.
Merekrut, menyeleksi,
dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
d.
Menempatkan tenaga
kerja pada posisi yang pas dan paling tepat
Unsur-unsur Organizing
a.
Sekelompok orang yang
diarahkan untuk bekerja sama
b.
Melakukan kegiatan
yang sudah ditetapkan
c.
Kegiatan yang
diarahkan untuk mencapai tujuan
Manfaat Organizing
a.
Pembagian tugas-tugas
bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
b.
Menciptakan
spesialisasi saat menjalankan tugas
c.
Personil dalam
perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.
Fungsi Organizing
a.
Pendelegasian
wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana
b.
Adanya pembagian
tugas yang jelas
c.
Mempunyai manajer
puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang
dilakukan
3. Directing (Fungsi Pengarahan)
Directing
alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis,
sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien. Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :
a.
Membimbing dan
memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien.
b.
Memberi tugas serta
penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
c.
Menjelaskan semua
kebijakan yang sudah ditetapkan
4. Controlling
(Fungsi Pengendalian / Pengawasan)
Fungsi pengendalian adalah upaya untuk
menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga
melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan. Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:
a.
Mengevaluasi
keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah
ditetapkan
b.
Melakukan klarifikasi
dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
c.
Memberi alternatif
solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.
Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal
hal berikut :
a.
Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya
bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
b.
Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan
semestinya pengawasan harus dijalankan.
Kadang-kadang, pengawasan yang
terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan
sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
a.
Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang
berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu
pekerjaan bisa selesai tepat waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan
bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila
terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan
kesalahan
b.
Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi
apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan
peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan
dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali.
Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat
atau karakter dari perusahaan. Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan
tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.